Um einen Workflow zu starten klicken Sie bitte in der linken Menüleiste auf den Punkt Aufgabenliste und anschließend auf die Schaltfläche Freigabe starten. 

In der Titelzeile wird der jeweilige Workflowschritt angezeigt und mit orange hervorgehoben. 

Allgemein 

Im Fenster Allgemein können Sie unter Dokument das freizugebende Dokument auswählen. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, wo das gewünschte Dokument ausgesucht wird. Anschließend füllt sich der Titel automatisch mit dem Dokumentennamen. Selbstverständlich kann dieser beliebig editiert werden. Das Feld Kommentare kann für die Beschreibung der Tätigkeit innerhalb des Workflows genutzt werden, oder auch für beliebige Anmerkungen. Diese können jederzeit angesehen werden und ebenfalls später über die Suchfunktion gefunden werden. 

Im Auswahlfeld Aufgabe können Sie, je nach Workflowschritt verschiedene Dinge selektieren: 

• Bestätigen
  Diese Auswahl ist für freigebe des jeweiligen Workflowschritts gedacht. Sollte der jeweiligen Schritt in Ordnung sein, wählen Sie bitte bestätigen und fahren Sie anschließend mit OK fort.
• Abbrechen
  Sollte der Workflow nicht mehr notwendig sein, können sie diesen über diese Auswahl abbrechen. Bestätigen Sie anschließend bitte mit OK.
• An Ersteller zurückgeben
  Sollten Sie im Schritt der Prüfung Fehler im Dokument entdecken, können Sie dieses über diesen Punkt an den Ersteller des Workflows zurückgeben. 
• An Prüfer zurückgeben
  Sollten Sie im Schritt der Freigabe Fehler im Dokument entdecken, können Sie dieses über diesen Punkt an den Prüfer des Workflows zurückgeben. 
• Ordner 
  Hier wählen Sie bitte den Ordner aus, in dem das Dokument nach erfolgter Freigabe abgelegt werden soll. 

Verantwortlichkeiten 

Bei den Verantwortlichen hinterlegen Sie bitte die entsprechenden Rollen. 
Sollten Sie Personen vermissen, so wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Dieser kann diese den entsprechenden Personen zuweisen. 

Es ist möglich die Verantwortlichkeiten auch im laufenden Workflow zu ändern. Das entsprechende Dokument können Sie mit klick auf den Dateinamen zur Ansicht öffnen. 

Am Ende der Freigabe muss der Freigeber den Ordner angeben, an dem das Dokument abgelegt werden soll. Hierzu klicken Sie bitte auf das entsprechende Symbol, wählen Sie den entsprechenden Ordner aus und bestätigen Sie mit auswählen. 

Für einzelne Workflowschritte kann optional eine Email-Benachteiligung aktiviert werden.