Über den Menüpunkt Gruppenverwaltung können Sie Gruppen anlegen. Diese Gruppen können Sie nutzen, um die Benutzerrechtevergabe zu vereinfachen. Ordnen Sie diese Gruppen den entsprechenden Ordnern zu. 

Um eine neue Gruppe anzulegen, gehen Sie bitte vor wie folgt: 

• Klicken Sie auf + neue Gruppe erstellen. 
• Geben Sie den gewünschten Gruppennamen ein und bestätigen Sie mit [ENTER] oder speichern. 
• Um einen Gruppennamen zu ändern, klicken Sie bitte auf editieren und bestätigen anschließend mit speichern. Zusätzlich können Sie sich hier unter Anzahl Benutzer die Benutzer anzeigen lassen, die sich bereits in dieser Gruppe befinden. Außerdem können Sie hier Benutzer der jeweiligen Gruppe zuweisen, oder aus der Gruppe löschen. 
• Möchten Sie eine Gruppe löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen und bestätigen Sie den Dialog mit Ja. Eine Besonderheit stellt die Gruppe administrators dar. Diese Gruppe ist in viflow DMS vorkonfiguriert und bietet die Möglichkeit Benutzern administrative Rechte zu geben. Benutzer in dieser Gruppe haben die selben Rechte, wie der Administrator – mit der Ausnahme der Gesamtübersicht. Hier werden alle Dokumente angezeigt, in die der jeweilige Benutzer auch involviert ist.