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Aufgabenmanagement

Aufgabenliste

Gültig für: easy plan 9.0 | Artikel: 2076880 | Aktualisiert am 08.08.2023

In der Aufgabenliste können Sie sich alle Sie selbst betreffenden Aufgaben in einer Liste darstellen lassen. Es gibt zahlreiche Filtermöglichkeiten. Außerdem können beliebige Spalten aus- und eingeblendet werden.

Feldbeschreibung

Nr.

Eindeutige, fortlaufende Nummer; die Aufgabennummer wird von viflow easy plan automatisch vergeben und kann nicht geändert werden

Status

Der Status der Aufgabe kann folgende Werte annehmen:

  • Warten auf Start
  • Warten auf Annahme
  • Warten auf Erledigung
  • Warten auf Überarbeitung
  • Erledigt
  • Abgeschlossen
  • Warten auf Aktivierung

Herkunft

Zeigt alle übergeordneten Knoten und Aufgaben an

Bezeichnung

Geben Sie hier eine aussagekräftige, kurze Bezeichnung der Aufgabe an.

Inhaber

Hier sehen Sie den Aufgabeninhaber. 
Achtung:
Wenn Sie den Inhaber ändern, ist die Aufgabe möglicherweise für Sie nicht mehr sichtbar.

Erlediger

Geben Sie hier die zur Erledigung vorgesehene Person an.

Folgeaufgabe

Hier legen Sie fest, dass es sich um eine Folgeaufgabe handelt. Folgeaufgaben werden bei Erledigung der übergeordneten Aufgabe automatisch gestartet.

Teamaufgabe

Hier legen Sie fest, dass es sich um eine Teamaufgabe handelt. Teamaufgaben haben zunächst keinen festgelegten Erlediger. Die Aufgabe wird an das gesamte Team des übergeordneten Knotens zur Annahme ausgesendet. Jene Person, welche die Aufgabe annimmt, wird als Erlediger eingesetzt.

Erledigen bis

Geben Sie hier das geplante Erledigungsdatum an.

Dauer

Bei Vorlagen, Folge- und Intervallaufgaben müssen Sie hier die Dauer angeben. Der Erledigungstermin errechnet sich automatisch beim Start der Aufgabe.

Vorher aktivieren (Tage)

Die Aufgabe wird nach dem Start in den Status „Warten auf Aktivierung“ versetzt und die angegebene Anzahl von Tagen vor dem Erledigungstermin automatisch zur Annahme zugewiesen.

HINWEIS:
Um die automatische Aktivierung von Aufgaben zu ermöglichen, muss der Dienst „Aufgaben Automatische Aktivierung“ aktiviert sein.

Priorität

Wählen Sie eine Priorität aus dem vorgegebenen Katalog.

Kategorie

Wählen Sie eine Kategorie aus dem vorgegebenen Katalog.

Fortschritt

Geben Sie hier den Fortschritt in % von 0 bis 100 an.

Ergebnis

Wählen Sie ein Ergebnis aus dem vorgegebenen Katalog.

Wirksamkeit prüfen bis

Hier tragen Sie das Datum ein, bis zu dem eine Wirksamkeitsprüfung der Aufgabe vorgesehen ist.

E - Mail Benachrichtigung

Hier legen Sie fest, dass der Inhaber rechtzeitig vor Ablauf der Wirksamkeitsprüfung eine Nachricht per E-Mail bekommt.

Beschreibung

Ausführliche Beschreibung der Aufgabe

Notiz

Beliebig lange Notizen zur Aufgabe

Ampel

Aufgaben werden in der Aufgabenstruktur über eine Ampel überwacht.

  • Grün: Aufgabe ist innerhalb des Termins
  • Gelb: Ein Termin ist demnächst fällig
  • Rot: Ein Termin ist überfällig

Zur Berechnung der Fälligkeitstermine für die Ampelfarbe „gelb“ werden die unter Erinnerung angegebenen Tage verwendet.

Delete

Beispiel

Ist unter Erledigung vor Ablauf der Wert 2 angegeben, schaltet die Ampel zwei Tage vor dem geplanten Erledigungstermin auf gelb. Gleiches gilt für Annahme und Überarbeitung.

Info

Mit der Aufgaben Info Funktion steuern Sie, wann an wen E-Mail-Benachrichtigungen bei den einzelnen Workflow-Funktionen gesendet werden.

Delete

Tipp

Am besten Sie legen sich eine Aufgabenvorlage mit den gewünschten Info-Funktionen an.

… an Inhaber

Legen Sie hier fest, bei welchem Workflow Ereignis eine E-Mail-Info an den Inhaber gesendet wird.

… an Erlediger

Legen Sie hier fest, bei welchem Workflow Ereignis eine E-Mail-Info an den Erlediger gesendet wird.

Letzte Mail am

Hier sehen Sie, wann die letzte Info versendet wurde.

Erinnerung

Mit der Aufgaben-Erinnerung-Funktion steuern Sie, wann an wen E-Mail-Erinnerungen beim Erreichen definierter Ereignisse gesendet werden.

Delete

Tipp

Am besten Sie legen sich eine Aufgabenvorlage mit den gewünschten Erinnerungen an.

Erledigung vor Ablauf (Tage)

Geben Sie hier an, wie viele Tage vor bzw. nach dem Ereignis die Erinnerungsmail gesendet werden soll.

Beispiel:
Sie möchten drei Tage vor dem Erledigungstermin eine Benachrichtigung senden: Geben Sie im Feld Erledigung vor Ablauf den Wert 3 ein.

Erledigung nach Ablauf (Tage)
Annahme nach Aktivierung (Tage)
Überarbeitung (Tage)

Inhaber

Geben Sie hier an, dass die Benachrichtigung an den Inhaber gesendet werden soll.

Erlediger

Geben Sie hier an, dass die Benachrichtigung an den Erlediger gesendet werden soll.

Intervall

Geben Sie hier an, in welchem Zeitabstand sich die Erinnerungen wiederholen sollen. Die Erinnerungen werden im angegebenen Intervall so lange wiederholt, bis der gewünschte Workflowstatus erreicht wird (z.B. Annahme oder Ablehnung nach Aktivierung).

Letzte Mail am

Hier sehen Sie, wann die letzte Nachricht versendet wurde.

Intervallaufgaben

Hier können Sie eine Aufgabe zur Intervallaufgabe machen. Eine Intervallaufgabe besteht immer aus einer „Master-Aufgabe" und den zugehörigen, automatisch erstellten Unteraufgaben.

Um die automatische Erzeugung von Intervallaufgaben zu starten, führen Sie die Workflowaktion Starten aus.

Delete

Achtung

Wenn Sie eine Intervallaufgabe anlegen, ist es notwendig auf der Registerkarte Details die Dauer anzugeben!

Delete

Hinweis

Um die automatische Erzeugung von Intervallaufgaben zu ermöglichen, muss der Dienst Erzeugen von Intervallaufgaben aktiviert sein!

Alle xx Tage/Wochen/Monate/Jahre

Geben Sie hier das Intervall an. Diese Eingabe bezieht sich auf die im Katalog getroffene Auswahl, z.B. geben Sie für alle zwei Wochen hier die Zahl 2 ein und wählen aus dem Katalog Wochen aus.

Beginn am

Legen Sie fest, wann die erste Intervallaufgabe erzeugt werden soll.

Ende am

Legen Sie fest, wann die letzte Intervallaufgabe erzeugt werden soll.

Letzte Durchführung

Hier wird Ihnen das Datum angezeigt, an dem die letzte Intervallaufgabe erzeugt wurde.

Folgeaufgabe erst bei Fertigstellung

Wenn Sie diese Checkbox setzen, wird die Erzeugung der nächsten Intervallaufgabe so lange verzögert, bis die aktuelle Intervallaufgabe fertiggestellt ist. Das angegebene Intervall beginnt mit dem Fertigstellungsdatum neu zu laufen.

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