Aufgabenliste
Gültig für: easy plan 9.0 | Artikel: 2076880 | Aktualisiert am 08.08.2023
In der Aufgabenliste können Sie sich alle Sie selbst betreffenden Aufgaben in einer Liste darstellen lassen. Es gibt zahlreiche Filtermöglichkeiten. Außerdem können beliebige Spalten aus- und eingeblendet werden.
Feldbeschreibung
Nr. |
Eindeutige, fortlaufende Nummer; die Aufgabennummer wird von viflow easy plan automatisch vergeben und kann nicht geändert werden |
Status |
Der Status der Aufgabe kann folgende Werte annehmen:
|
Herkunft |
Zeigt alle übergeordneten Knoten und Aufgaben an |
Bezeichnung |
Geben Sie hier eine aussagekräftige, kurze Bezeichnung der Aufgabe an. |
Inhaber |
Hier sehen Sie den Aufgabeninhaber. |
Erlediger |
Geben Sie hier die zur Erledigung vorgesehene Person an. |
Folgeaufgabe |
Hier legen Sie fest, dass es sich um eine Folgeaufgabe handelt. Folgeaufgaben werden bei Erledigung der übergeordneten Aufgabe automatisch gestartet. |
Teamaufgabe |
Hier legen Sie fest, dass es sich um eine Teamaufgabe handelt. Teamaufgaben haben zunächst keinen festgelegten Erlediger. Die Aufgabe wird an das gesamte Team des übergeordneten Knotens zur Annahme ausgesendet. Jene Person, welche die Aufgabe annimmt, wird als Erlediger eingesetzt. |
Erledigen bis |
Geben Sie hier das geplante Erledigungsdatum an. |
Dauer |
Bei Vorlagen, Folge- und Intervallaufgaben müssen Sie hier die Dauer angeben. Der Erledigungstermin errechnet sich automatisch beim Start der Aufgabe. |
Vorher aktivieren (Tage) |
Die Aufgabe wird nach dem Start in den Status „Warten auf Aktivierung“ versetzt und die angegebene Anzahl von Tagen vor dem Erledigungstermin automatisch zur Annahme zugewiesen. HINWEIS: |
Priorität |
Wählen Sie eine Priorität aus dem vorgegebenen Katalog. |
Kategorie |
Wählen Sie eine Kategorie aus dem vorgegebenen Katalog. |
Fortschritt |
Geben Sie hier den Fortschritt in % von 0 bis 100 an. |
Ergebnis |
Wählen Sie ein Ergebnis aus dem vorgegebenen Katalog. |
Wirksamkeit prüfen bis |
Hier tragen Sie das Datum ein, bis zu dem eine Wirksamkeitsprüfung der Aufgabe vorgesehen ist. |
E - Mail Benachrichtigung |
Hier legen Sie fest, dass der Inhaber rechtzeitig vor Ablauf der Wirksamkeitsprüfung eine Nachricht per E-Mail bekommt. |
Beschreibung |
Ausführliche Beschreibung der Aufgabe |
Notiz |
Beliebig lange Notizen zur Aufgabe |
Ampel
Aufgaben werden in der Aufgabenstruktur über eine Ampel überwacht.
- Grün: Aufgabe ist innerhalb des Termins
- Gelb: Ein Termin ist demnächst fällig
- Rot: Ein Termin ist überfällig
Zur Berechnung der Fälligkeitstermine für die Ampelfarbe „gelb“ werden die unter Erinnerung angegebenen Tage verwendet.
Beispiel
Ist unter Erledigung vor Ablauf der Wert 2 angegeben, schaltet die Ampel zwei Tage vor dem geplanten Erledigungstermin auf gelb. Gleiches gilt für Annahme und Überarbeitung.
Info
Mit der Aufgaben Info Funktion steuern Sie, wann an wen E-Mail-Benachrichtigungen bei den einzelnen Workflow-Funktionen gesendet werden.
Tipp
Am besten Sie legen sich eine Aufgabenvorlage mit den gewünschten Info-Funktionen an.
… an Inhaber |
Legen Sie hier fest, bei welchem Workflow Ereignis eine E-Mail-Info an den Inhaber gesendet wird. |
… an Erlediger |
Legen Sie hier fest, bei welchem Workflow Ereignis eine E-Mail-Info an den Erlediger gesendet wird. |
Letzte Mail am |
Hier sehen Sie, wann die letzte Info versendet wurde. |
Erinnerung
Mit der Aufgaben-Erinnerung-Funktion steuern Sie, wann an wen E-Mail-Erinnerungen beim Erreichen definierter Ereignisse gesendet werden.
Tipp
Am besten Sie legen sich eine Aufgabenvorlage mit den gewünschten Erinnerungen an.
Erledigung vor Ablauf (Tage) |
Geben Sie hier an, wie viele Tage vor bzw. nach dem Ereignis die Erinnerungsmail gesendet werden soll. Beispiel: |
| Erledigung nach Ablauf (Tage) | |
| Annahme nach Aktivierung (Tage) | |
| Überarbeitung (Tage) | |
Inhaber |
Geben Sie hier an, dass die Benachrichtigung an den Inhaber gesendet werden soll. |
Erlediger |
Geben Sie hier an, dass die Benachrichtigung an den Erlediger gesendet werden soll. |
Intervall |
Geben Sie hier an, in welchem Zeitabstand sich die Erinnerungen wiederholen sollen. Die Erinnerungen werden im angegebenen Intervall so lange wiederholt, bis der gewünschte Workflowstatus erreicht wird (z.B. Annahme oder Ablehnung nach Aktivierung). |
Letzte Mail am |
Hier sehen Sie, wann die letzte Nachricht versendet wurde. |
Intervallaufgaben
Hier können Sie eine Aufgabe zur Intervallaufgabe machen. Eine Intervallaufgabe besteht immer aus einer „Master-Aufgabe" und den zugehörigen, automatisch erstellten Unteraufgaben.
Um die automatische Erzeugung von Intervallaufgaben zu starten, führen Sie die Workflowaktion Starten aus.
Achtung
Wenn Sie eine Intervallaufgabe anlegen, ist es notwendig auf der Registerkarte Details die Dauer anzugeben!
Hinweis
Um die automatische Erzeugung von Intervallaufgaben zu ermöglichen, muss der Dienst Erzeugen von Intervallaufgaben aktiviert sein!
Alle xx Tage/Wochen/Monate/Jahre |
Geben Sie hier das Intervall an. Diese Eingabe bezieht sich auf die im Katalog getroffene Auswahl, z.B. geben Sie für alle zwei Wochen hier die Zahl 2 ein und wählen aus dem Katalog Wochen aus. |
Beginn am |
Legen Sie fest, wann die erste Intervallaufgabe erzeugt werden soll. |
Ende am |
Legen Sie fest, wann die letzte Intervallaufgabe erzeugt werden soll. |
Letzte Durchführung |
Hier wird Ihnen das Datum angezeigt, an dem die letzte Intervallaufgabe erzeugt wurde. |
Folgeaufgabe erst bei Fertigstellung |
Wenn Sie diese Checkbox setzen, wird die Erzeugung der nächsten Intervallaufgabe so lange verzögert, bis die aktuelle Intervallaufgabe fertiggestellt ist. Das angegebene Intervall beginnt mit dem Fertigstellungsdatum neu zu laufen. |