viflow und das Active Directory (AD)
Gültig für: viflow (Abo | 9 | 8) | Artikel: 2046495 | Aktualisiert am 26.02.2026
Allgemeines zu Active Directory
Active Directory (AD) ist ein Verzeichnisdienst von Microsoft (Windows Server). Ein solches Verzeichnis ist eine Zuordnungsliste – wie zum Beispiel ein Telefonbuch, in dem Telefonnummern den jeweiligen Besitzern zugeordnet werden. Die Funktion dient dazu, die viflow Benutzer mit dem vorhandenen Active Directory zu synchronisieren und so die Datenpflege zu vereinfachen.
Detaillierte Informationen dazu und die technischen Hintergründe finden Sie unten auf dieser Seite.
Für welche Funktionen benötigt viflow das Active Directory?
Das Active Directory wird in viflow und im WebModel hauptsächlich für die Identifizierung des Nutzers und die so ermöglichten personalisierten Funktionen verwendet.
Anmeldung in viflow
Wenn Sie das Programm viflow starten und Sie mit dem Active Directory Ihres Firmennetzwerks verbunden sind (und sich angemeldet haben), erkennt viflow Sie automatisch und trägt zum Beispiel Ihren Namen als Ersteller ein, wenn Sie eine neue Prozessgrafik modellieren.
In diesem Fall finden Sie im Fenster Benutzer (Menü Ansicht – Benutzer) Ihren Namen mit den Eigenschaften (Rechtsklick – Eigenschaften), die im Active Directory hinterlegt sind.
DeleteBenutzer und Bereiche importieren und verwalten
Benutzer werden gerne mit Bereichen verwechselt und vielen Anwendern ist der Unterschied unklar.
Ein Bereich steht normalerweise für eine Organisationseinheit oder Abteilung und ist – neben Prozessen und Informationen – eins der drei Hauptobjekte in viflow. Wie der Name vermuten lässt, sind Benutzer diejenigen, die mit viflow arbeiten – zum Beispiel Prozessgrafiken erstellen, Daten einpflegen und das WebModel erzeugen oder betrachten.
Mit der Funktion Benutzer importieren können Sie aus einem bestehenden Active Directory Datensätze mit alle hinterlegten Informationen (z.B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen) als Benutzer in viflow importieren.
Alles Weitere zum Import von Benutzern und Gruppen finden Sie in der viflow-Hilfe unter ››› Register "Entwickler" – Active Directory.
DeleteAnmeldung und personalisiertes WebModel
Wenn Sie das WebModel öffnen, werden Sie durch die Anbindung an das Active Directory automatisch erkannt und können im Cockpit das Layout und die angezeigten Inhalte individuell konfigurieren. Hierbei können verschiedene Widgets für Funktionen wie zum Beispiel meine Prozesse, meine Maßnahmen oder letzte Änderungen ausgewählt und beliebig platziert werden.
Außerdem erlaubt es das Cockpit Kommentare zu Prozessen zu verfassen, anzuzeigen und Prozesse als Favoriten zu speichern.
Eine genaue Beschreibung dieser Funktionen finden Sie in dem Artikel ››› WebModel-Cockpit individuell anpassen.
DeleteBerechtigungen in viflow und WebModel nutzen
Oft wird es gewünscht, dass nicht alle Benutzer Zugriff auf sämtliche Inhalte des Prozessmodells oder WebModels erhalten. In diesem Fall können Sie getrennte Berechtigungen für viflow und das WebModel vergeben.
Außerdem können Sie festlegen, welche Benutzergruppe die Berechtigung erhält, das WebModel zu administrieren.
Alles rund um diese Themen finden Sie in den folgenden Artikeln:
››› WebModel administrieren – Berechtigungen einrichten
››› Die Menüleiste im WebModel – Administrative Einstellungen
Delete
Active Directory-Anbindung in viflow – Technischer Hintergrund
viflow kann an das Active Directory (AD) Ihres Unternehmens angebunden werden, sowohl an ein lokales Active Directory als auch an Azure Active Directory (Entra ID). Beide Verzeichnisdienste lassen sich auch kombiniert nutzen.
Benutzer und Gruppen
Benutzer und Gruppen in viflow können mit ihren Entsprechungen im Active Directory verknüpft werden. Beim Anlegen eines neuen Benutzers sucht viflow automatisch im AD nach einem passenden Eintrag und stellt die Verknüpfung her. Bestehende AD-Benutzer und -Gruppen können auch gesammelt importiert werden.
Gruppenmitgliedschaften werden laufend mit dem AD abgeglichen: Wird ein Benutzer im AD einer Gruppe hinzugefügt oder entfernt, spiegelt sich das automatisch in viflow wider.
Automatische Übernahme von Stammdaten
Ist ein Benutzer mit dem AD verknüpft, übernimmt viflow dessen Stammdaten automatisch aus dem Verzeichnisdienst. Dazu gehören unter anderem:
- Name und Anzeigename
- E-Mail-Adresse
- Abteilung, Titel und Firma
- Telefonnummern (Büro, Mobil, Fax, IP-Telefon, Privat, Pager)
- Büroadresse (Strasse, Ort, PLZ, Land, Postfach)
- Initialen, Kommentar und Profilbild
Diese Daten werden direkt aus dem AD gelesen und in viflow als schreibgeschützt angezeigt. Änderungen erfolgen zentral im AD und werden beim nächsten Zugriff automatisch übernommen. Ist das AD vorübergehend nicht erreichbar, greift viflow auf eine lokal zwischengespeicherte Kopie zurück.
Anmeldung und Berechtigungen
viflow erkennt den aktuell angemeldeten Windows- bzw. Azure-AD-Benutzer automatisch und ordnet ihn dem entsprechenden viflow-Benutzer zu. Eine separate Anmeldung ist nicht erforderlich. Das Berechtigungssystem in viflow baut auf dieser Zuordnung auf: Berechtigungen werden pro Benutzer oder Gruppe vergeben und vererben sich entlang der Gruppenhierarchie aus dem AD. So lassen sich Zugriffsrechte zentral über die bestehende AD-Gruppenstruktur steuern.