Was ist viflow? – ein Überblick
Gültig für: viflow (Abo | 9 | 8 | 7) | Artikel: 1677969 | Aktualisiert am 05.04.2024
Dieser Artikel soll grundsätzliche Fragen zu viflow beantworten, die uns von Seiten der Anwender und Administratoren häufig gestellt werden.
- Was ist viflow, wofür wird es eingesetzt?
- Welche Möglichkeiten der Installation gibt es und wie funktioniert die Aktualisierung?
- Wo werden die Daten gespeichert und ist ein gleichzeitiges Arbeiten möglich?
- Was ist das WebModel und welche Komponenten werden dafür benötigt?
Was ist viflow und wie ist es aufgebaut?
Was ist viflow und wozu wird Microsoft Visio benötigt?
viflow ist ein Prozessmodellierungstool, mit dem die Abläufe im Unternehmen grafisch abgebildet und in beliebiger Tiefe detailliert werden können. Für die grafische Darstellung der Prozessabläufe wird Microsoft Visio eingesetzt, das daher eine Systemvoraussetzung für viflow ist. Die niedrigste Version von Visio (Standard) ist für den Betrieb aller viflow-Editionen ausreichend.
viflow Speichert die Grafiken und die detaillierten Inhalte in einer relationalen Datenbank und so ist es möglich, die einzelnen Objekte wieder zu verwenden und zentral zu pflegen. Damit unterscheidet sich das Arbeiten mit viflow maßgeblich von dem "einfachen" Modellieren von Grafiken in Visio.
viflow in drei Editionen – blue, silver, gold
viflow gibt es in drei verschiedenen Editionen – blue, silver und gold, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Die Unterschiede zwischen den Editionen können Sie in der viflow-Hilfe auf ››› dieser Seite nachlesen.
Unabhängig von den oben genannten Editionen ist viflow als Aboversion oder als Kaufversion (derzeit viflow 8) erhältlich.
Die Unterschiede zwischen Abo- und Kaufversion haben wir für Sie in ››› diesem Artikel zusammengefasst.
DeleteWie und auf welchen Plattformen kann viflow installiert werden?
Kauf- und Aboversion nicht kompatibel
Unabhängig davon, ob viflow lokal (auf Client-PC) oder auf einem Terminal Server installiert wird, können Prozessmodelle, die mit der Kaufversion von viflow erstellt und bearbeitet wurden, nicht mit der Aboversion viflow bearbeitet werden – und umgekehrt.
In einem Unternehmen sollte daher entweder die Abo- ODER die Kaufversion eingesetzt werden!
Lokale Installation
viflow kann direkt auf Client-PCs mit Windows Betriebssystem installiert werden. Bitte beachten Sie dazu die ››› Systemanforderungen.
Einsatz unterschiedlicher Editionen möglich
Bei dieser Installationsform ist es möglich, in einem Unternehmen verschiedene Editionen von viflow (blue, silver oder gold) einzusetzen – zum Beispiel jeweils mehrere Lizenzen viflow blue und viflow gold.
Installation auf Terminal Server
viflow kann auch auf einem Terminal Server (Windows Server) installiert werden. Bitte beachten Sie dazu die ››› Systemanforderungen.
Eine viflow-Edition pro Server
Wird viflow auf einem Terminal Server installiert, kann immer nur eine Edition pro Server eingesetzt werden – entweder viflow blue, viflow silver, ODER viflow gold.
Wie halte ich viflow auf dem aktuellen Stand?
Die Updates (neue Features, Fehlerbehebungen, etc.) für viflow erscheinen ca. einmal im Monat und werden i.d.R. automatisch über das Programm ViCon Update eingespielt, das automatisch mit viflow installiert wird.
Alternativ können die einzelnen Update-Dateien – für alle aktuellen Programmversionen, jeweils in 32 oder 64 Bit – von unserer Homepage unter ››› update.vicon.de heruntergeladen werden.
In dem Artikel ››› So halten Sie viflow auf dem neuesten Stand finden Sie weitere Informationen zur Aktualisierung von viflow.
DeleteWie funktionieren Lizenzierung und Aktivierung?
Das viflow-Lizenzmodell
viflow verwendet das Named User Lizenzmodell, bei dem pro Benutzer eine Lizenz aktiviert wird. Ein Nutzer kann viflow damit auf mehreren Endgeräten (z.B. Notebook und Desktop) verwenden, wenn sich diese in derselben Windows-Domäne befinden.
Alle weiteren Informationen dazu finden Sie in dem Artikel ››› Allgemeine Informationen zum viflow-Lizenzmodell.
Aktivierung der Lizenzen
Für die Aktivierung der viflow-Lizenzen wird eine Internetverbindung benötigt. Sie erfolgt …
- entweder beim ersten Programmstart durch den Anwender (oder vom Administrator für den Anwender) oder …
- mittels einer Installation durch den Administrator. Diese erfolgt mit einer MSI-Datei oder direkt aus der Installationsdatei als Silent Installation.
Einen Artikel zur ››› Administrativen Installation finden Sie in unserer Wissensdatenbank.
Upgrade-Lizenzen
Wird keine Voll-, sondern eine Upgrade-Version installiert, benötigen Sie für die Aktivierung neben dem Upgrade-Key auch den Product-Key der Vorgänger-Version.
In welcher Form – Datei oder Datenbank – werden die Modelle gespeichert?
Speichern des Prozessmodells als Datei (*.vfpx)
Ein viflow-Prozessmodell mit allen Prozessgrafiken und Detailinformationen werden in einer Prozessmodelldatei im Format *.vfpx gespeichert. Diese Datei kann zum Beispiel auf einem Fileserver abgelegt werden, damit ggf. mehrere Anwender (nicht gleichzeitig!) Zugriff darauf haben und sie serverseitig gesichert werden kann.
Kein gleichzeitiger Zugriff auf Datei
Das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Anwender mit einer Prozessmodell-Datei im Format *.vfpx ist nicht möglich.
Wenn Sie parallel mit mehreren Anwendern in viflow arbeiten möchten, muss das Prozessmodell als SQL-Datenbank gespeichert werden – siehe unten.
Team Modelling – Speichern des Prozessmodells als SQL-Datenbank
Wenn Sie mit mehreren Anwender gleichzeitig in einem Prozessmodell arbeiten möchten, muss dieses als Datenbank auf einem SQL Server gespeichert werden.
Nach der Einrichtung des SQL-Servers genügt es, die Prozessmodell-Datei (*.vfpx, siehe oben) über das Menü Datei – Speichern unter … als Datenbank zu speichern.
SQL-Server nur für das viflow-Prozessmodell
Der SQL-Server wird ausschließlich für das Speichern des Prozessmodells als SQL-Datenbank – und die damit verbundene Möglichkeit des zeitgleichen Zugriffs mehrerer Anwender auf das Prozessmodell – benötigt.
Die Art der Installation von viflow – ob lokal oder auf Terminal Server (s.o.) – ist unabhängig von der Speicherform (Datei oder SQL-Datenbank) des Prozessmodells!
Alle Informationen zum Team Modelling und Hinweise zum benötigten SQL-Server finden Sie in in dem Artikel ››› viflow Team Modelling – Arbeiten mit mehreren Benutzern auf SQL-Server.
DeleteWas ist das WebModel, welche Funktionen bietet es, wie wird es betrachtet und wo gespeichert?
Was ist das WebModel?
Das gesamte viflow-Prozessmodell wird als HTML-Ausgabe exportiert und das Ergebnis ist das viflow WebModel.
Während es bei allen oben aufgeführten Punkten um Installation und das Arbeiten mit dem "Werkzeug" viflow geht, dient das WebModel "nur" der Betrachtung des Prozessmodells.
Betrachtung des WebModels
Für die Betrachtung des WebModels sind keine weiteren Installationen oder Anpassungen notwendig – ein normaler Webbrowser genügt.
Das gesammelte Prozesswissen wird für alle Mitarbeiter des Unternehmens bereitgestellt. Über das Betrachten der Prozessabläufe mit allen Details hinaus bietet das WebModel zusätzliche Funktionen, für die allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen.
Funktionen des WebModels
Sie melden sich beim Öffnen des WebModels mit Benutzernamen und Kennwort an. Noch einfacher erfolgt die Anmeldung durch das sogenannte SSO (Single Sign On, siehe dazu den Artikel ››› Single Sign-On (SSO) aktivieren), wobei die Anmeldung automatisch auf Basis Ihrer Windows-Anmeldedaten erfolgt.
Durch die Anmeldung ist es möglich, das WebModel zu personalisieren und bestimmte Funktionen zu nutzen, zum Beispiel:
- Nutzung des "Cockpits", das Sie nach Ihren Wünschen konfigurieren können und in dem u.a. die für Sie relevanten Prozesse und Dokumente gefiltert angezeigt werden.
- Kommentare und Feedbacks zu den einzelnen Prozessen können abgegeben und gelesen werden.
- Prozesse können als Favorit markiert werden.
- Berechtigungen können genutzt werden, so dass zum Beispiel nur ein besonderer Personenkreis auf bestimmte Prozesse zugreifen kann.
Auch ohne Anmeldung bzw. den Anmeldedialog kann ein das WebModel verwendet werden – es handelt sich dann um ein "anonymes WebModel", in dem die oben aufgeführten Funktionen (Cockpit, Personalisierung, etc.) nicht verfügbar sind. Trotzdem erhalten Sie auch ohne Anmeldung Zugriff auf das gesamte Prozessmodell mit allen erforderlichen Informationen und Dokumenten.
In der viflow-Hilfe finden Sie im Kapitel ››› Arbeiten mit dem WebModel alle weiteren Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich muss das WebModel – ob personalisiert oder nicht – wegen des Funktionsumfangs und des damit verbundenen ständigen Austauschs von Daten auf einem Webserver installiert werden.
Bereitstellung des WebModels auf Webserver
Das viflow WebModel muss auf einem Webserver gespeichert werden, wir empfehlen zum Beispiel Microsoft IIS (Internet Information Services).
Dank dieser Technologie sind neben den umfangreichen Grundfunktionen auch ein personalisiertes WebModel mit vielen Zusatzfunktionen möglich. Das WebModel ist also keine statische HTML-Website, sondern eine aktive Anwendung, die auf dem Webserver installiert (und nicht nur gespeichert) wird. Dabei findet ein permanenter Datenaustausch zwischen der Anwendung auf dem Webserver und dem Webbrowser statt.
Alle Informationen zum Einrichten des Webservers (IIS) finden Sie in dem Artikel ››› Bereitstellen des viflow WebModels mit IIS.
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