viflow Integration
Gültig für: easy plan 9.0 | Artikel: 2076938 | Aktualisiert am 09.08.2023
Einleitung
Mit der viflow Integration unterstützt Sie viflow easy plan bei folgenden Aktivitäten:
- Aufrufen von viflow easy plan aus viflow oder dem viflow WebModel
- Prüfung von Prozessen, Bereichen und Informationen
- Freigabe von Prozessen, Bereichen und Informationen
- Prüfen der Gültigkeit von Prozessen, Bereichen und Informationen
Voraussetzungen
Die viflow-Prozessdatenbank muss als Datenbank am gleichen SQL Server gespeichert werden, auf dem sich auch die Datenbank von viflow easy plan befindet.
Aufrufen aus viflow oder dem viflow WebModel
Damit viflow easy plan aus viflow oder dem viflow WebModel aufgerufen werden kann, muss das Verzeichnis AddOns im viflow Programmverzeichnis abgelegt werden. Das wird normalerweise im Rahmen der Installation durchgeführt.
Öffnen Sie viflow easy plan über die Registerkarte Add-Ins und klicken Sie dann auf easy plan.
Das viflow-easy-plan-Fenster kann wie alle anderen Fenster in viflow verschoben und verankert werden.
viflow easy plan in viflow
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
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Erstellt eine neue Aufgabe. |
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Erstellt eine neue Aufgabe auf Basis einer Vorlage. |
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Aktualisiert die Ansicht. |
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Zeigt Meine Aufgaben in viflow easy plan an. |
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Erstellt eine Aufgabe für die Prüfung und Freigabe eines Prozesses, Bereichs oder einer Information. |
Neue Aufgaben werden immer im viflow Strukturbaum abgelegt.
Tipp
Sie können Aufgaben auch für Bereiche und Informationen anlegen.
Im viflow WebModel steht Ihnen viflow easy plan in der Detailansicht bei Prozessen, Bereichen und Informationen zur Verfügung.
Hinweis
Im Webmodell steht die Prüfung und Freigabe nicht zur Verfügung, da das Webmodell üblicherweise nur die freigegebenen Prozesse beinhaltet.
viflow easy plan im WebModel
Einrichten der viflow-Integration
Die viflow Integration muss in Administration – Konfiguration – viflow Integration eingerichtet werden.
viflow-Datenbankname |
Name der viflow Datenbank bei Verwendung der viflow-Integration. |
Sprache |
Gibt an welche Sprache der viflow Datenbank verwendet werden soll. |
Vorlage Gültigkeitsprüfung |
Aufgabenvorlage für die Gültigkeitsprüfung von viflow-Prozessen |
Vorlauf Gültigkeitsprüfung (Tage) |
Gibt an, wie viele Tage vor Ablauf der Gültigkeit eines Prozesses die Aufgabe basierend auf der eingestellten Vorlage zugewiesen werden soll. |
Vorlage Prüfung |
Wählen Sie hier die Aufgabenvorlage aus, die zur Prüfung eines Prozesses aus viflow verwendet werden soll. |
Vorlage Freigabe |
Wählen Sie hier die Aufgabenvorlage aus, die zur Freigabe eines Prozesses aus viflow verwendet werden soll. |
Prüfung/Freigabe in Ordnung |
Wählen Sie hier einen Eintrag aus dem Aufgaben-Ergebniskatalog aus, der eine positive Prüfung/eine positive Freigabe dokumentiert. |
Prüfung/Freigabe nicht in Ordnung |
Wählen Sie hier einen Eintrag aus dem Aufgaben-Ergebniskatalog aus, der eine negative Prüfung/eine positive Freigabe dokumentiert. |
Initialisierung der viflow-Integration
Nachdem Sie die viflow-Integration eingerichtet haben, sind folgende Schritte erforderlich:
Bitten Sie Ihren Systemadministrator, das Skript create_easyplanUser_in_viflow_database.sql auf dem Datenbankserver auszuführen.Dieses Skript ermöglich den Zugriff von viflow easy plan auf die viflow-Datenbank.
Inhalt des Skripts
USE viflow -- Hier den Namen der viflow Datenbank eintragen
CREATE USER [easyplan] FOR LOGIN [easyplan] WITH DEFAULT_SCHEMA=[dbo]
GO
ALTER ROLE [db_datareader] ADD MEMBER [easyplan]
GO
ALTER ROLE [db_datawriter] ADD MEMBER [easyplan]
GO
Danach führen Sie in der Maske Konfiguration die Funktion im Kontextmenü aus.
Damit wird der Zugriff auf die viflow-Datenbank eingerichtet.
Die Ausführung dieser Funktion darf keinen Fehler anzeigen!
Dienst aktivieren
Für die Übernahme der Daten in die viflow-Prozessdatenbank muss der Dienst viflow Integration aktiviert werden. Wir empfehlen kurze Intervalle einzustellen, z.B. 1 Minute.
Für die Gültigkeitsprüfung von viflow-Prozessen muss der Dienst Gültigkeitsprüfung von viflow-Prozessen aktiviert werden. Wir empfehlen hier ein tägliches Intervall zu verwenden.
Einrichten des Freigabe Workflows
Um den Workflow für Prüfung und Freigabe zu verwenden, muss der Freigabe Workflow in viflow deaktiviert werden.
Datei – Optionen – Aktuelles Prozessmodell:
Ablauf für Prüfung und Freigabe
- Stellen Sie sicher, dass in viflow ein Prüfer mit einer gültigen E-Mail-Adresse angegeben ist.
WICHTIG: In viflow easy plan muss diese Person ebenfalls mit der gleichen E-Mail-Adresse angelegt sein! Am besten, Sie verwenden in viflow und in viflow easy plan die AD-Integration um das sicherzustellen. - Klicken Sie nun auf den Button zum Start der Prüfung.
- viflow easy plan erzeugt eine Aufgabe, basierend auf der konfigurierten Vorlage.
- Passen Sie nun die Aufgabe an, erzeugen Sie z.B. eine Prozessbeschreibung und andere Dokumente, und fügen Sie diese an die Aufgabe an.
- Starten Sie die Aufgabe.
- Der Prüfer bekommt die Aufgabe über den normalen Aufgabenworkflow zugewiesen.
- Er muss diese Aufgabe mit den vorgesehenen Einträgen aus dem Ergebniskatalog beantworten.
- Im Fall einer positiven Prüfung wird der Status in viflow auf Geprüft gesetzt, das Prüfdatum aktualisiert und automatisch eine Aufgabe zur Freigabe erzeugt. Sämtliche Notizen und Dokumente aus der Prüfaufgabe werden in die Freigabeaufgabe übernommen.
- Im Fall einer negativen Prüfung wird der Status in viflow auf in Bearbeitung gesetzt, der Vorgang muss nach erfolgter Korrektur wieder neu begonnen werden.
- Im Fall einer positiven Freigabe wird der Status in viflow auf Freigegeben gesetzt und das Freigabedatum aktualisiert.
Hinweis
Legen Sie in den Vorlagen für die Aufgaben zur Prüfung und Freigabe die passenden Informations- und Erinnerungs-E-Mails fest, damit Prüfer und Freigeber alle notwendigen Aktualisierungen erfahren.
In den Vorlagen kann der Platzhalter %1 verwendet werden. Dieser Platzhalter wird beim Erstellen der Aufgabe durch den Namen des viflow Objektes ersetzt.
Hinweis
Wenn Sie in viflow zwischen Entwurfs- und Hauptversion unterscheiden, werden Prüfung und Freigabe immer in der Entwurfsversion durchgeführt.
Ablauf Gültigkeitsprüfung von viflow-Objekten
viflow easy plan überprüft periodisch, ob die Gültigkeit eines viflow Objekts (Prozess, Bereich, Information) abläuft. Der Wert für den Vorlauf wird aus der Konfiguration entnommen.
Beispiel: Dieser Wert ist mit 30 Tagen festgelegt.
Wenn die Gültigkeit z.B. in 30 Tagen abläuft, erstellt viflow easy plan eine Aufgabe, basierend auf der konfigurierten Vorlage. Als Aufgabeninhaber wird der Modellierer verwendet, als Aufgabenerlediger die prozessverantwortliche Person.
Beide Personen müssen in viflow easy plan angelegt sein. Der Vergleich erfolgt dabei über die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Die so erzeugte Aufgabe wird im viflow-Strukturbaum abgelegt und automatisch gestartet.
Bitte beachten Sie folgende Voraussetzungen:
viflow easy plan benötigt eine Aufgabenvorlage. Diese Aufgabenvorlage wird zur Erzeugung der Aufgabe verwendet, die bei den ungültigen viflow Objekten automatisch erstellt wird.
Um eine Aufgabenvorlage zu erstellen, öffnen Sie in der Aufgabenstruktur den Filter und aktivieren Sie die Checkbox für Nur Vorlagen.
Erstellen Sie nun die gewünschte Vorlage.
Hinweis
In der Bezeichnung und in der Beschreibung der Aufgabe können folgende Platzhalter verwendet werden:
%1 = Name des viflow Objektes
%2 = Ablaufdatum der Gültigkeit
Diese Platzhalter werden vor dem Versenden der Aufgabe automatisch ersetzt.
Beispiel für eine Aufgabenvorlage:
Weisen Sie jetzt diese Vorlage in der Konfiguration zu:
Administration – Konfiguration – viflow Integration