Dokumente, Vorlagen und weitere Inhalte werden in vielen Unternehmen zentral in SharePoint verwaltet und häufig über Hyperlinks in Anwendungen wie viflow bereitgestellt. Dabei gibt es unterschiedliche Arten von Links, die je nach Anwendungsfall verschiedene Funktionen bieten. 

Besonders bei Office-Vorlagen sind besondere Linkformate erforderlich, damit zum Beispiel ein Dokument auf Basis der Vorlage geöffnet wird – und nicht die Vorlage selbst.

Dieser Artikel erläutert die Verwendung von Hyperlinks in SharePoint, beschreibt die Unterschiede zwischen Basis-URLs und Sharing-Links und zeigt, wie Hyperlinks zu Office-Vorlagen manuell oder automatisiert erstellt werden können.

1. Basis-URL und Sharing-Link

Für Dateien und Ordner in SharePoint stehen grundsätzlich zwei unterschiedliche Linktypen zur Verfügung: die Basis-URL und der Sharing-Link.

Basis-URL

• Enthält lediglich den direkten Pfad zur Datei oder zum Ordner in der SharePoint-Bibliothek.
• Ermöglicht Benutzern mit bereits vorhandenen Berechtigungen den direkten Zugriff.
• Ist in vielen Anwendungsfällen, in der Regel auch in viflow, ausreichend.
• Die Basis-URL beschreibt den direkten Speicherort einer Datei oder eines Ordners innerhalb einer SharePoint-Bibliothek.

https://<tenant>.sharepoint.com/sites/<site>/<library>/<folder>/<file>
Beispiel
https://contoso.sharepoint.com/sites/IMS/Dokumente/Anweisungen/AA-006 Wareneingang.docx

Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen können über diese URL direkt auf die Datei zugreifen. Die Basis-URL enthält keine zusätzlichen Freigabeinformationen und keine Steuerparameter.

In vielen Anwendungsfällen, beispielsweise bei Hyperlinks in viflow, ist die Basis-URL bereits ausreichend.

Basis-URL ermitteln

Die Basis-URL einer Datei oder eines Ordners in SharePoint lässt sich über die Detailinformationen des ausgewählten Elements ermitteln und von dort in die Zwischenablage kopieren.

Sharing-Link

• Wird über die Funktion Link kopieren erzeugt.
• Kann zusätzliche Freigaben für Personen oder Gruppen enthalten.
• Enthält häufig Parameter zur Steuerung des Verhaltens beim Öffnen der Datei.
• Kann durch spezielle Kennungen Informationen über die zu verwendende Office-Anwendung enthalten.

Sharing-Link erzeugen

Wird in SharePoint oder OneDrive die Funktion Link kopieren verwendet, erzeugt das System standardmäßig einen Sharing-Link.

Nach Auswahl einer Datei oder eines Ordners in einer SharePoint Bibliothek steht die Funktion Link kopieren zur Verfügung.

Link kopieren im Kontextmenü
Link kopieren in der Befehlszeile der Bibliothek
Dieser Link enthält neben der eigentlichen Adresse zusätzliche Informationen zur Freigabe und zum gewünschten Verhalten beim Öffnen der Datei. Dadurch können Berechtigungen und Zugriffsarten zentral gesteuert werden.

Über die Linkeinstellungen kann festgelegt werden, ob der Link beispielsweise für:

• Personen mit vorhandenem Zugriff,
• bestimmte Personen,
• Gruppen oder
• weitere freigegebene Benutzer gültig sein soll.

Zusätzlich können Parameter an die URL angehängt werden, um das Öffnungs- und Anzeigeverhalten zu beeinflussen. Über die Linkeinstellungen kann festgelegt werden, ob der Link beispielsweise für:

• Personen mit vorhandenem Zugriff,
• bestimmte Personen,
• Gruppen oder
• weitere freigegebene Benutzer gültig sein soll.

Zusätzlich können Parameter an die URL angehängt werden, um das Öffnungs- und Anzeigeverhalten zu beeinflussen.

Beispiele für Query-Parameter

2. Office-Vorlagen und URI-Links

Eine Besonderheit stellt die Verlinkung von Office-Vorlagen dar, die in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert sind. Während normale Dokumente über einen Standardlink geöffnet werden können, sollen Vorlagen in der Regel zur Erstellung eines neuen Dokuments (auf Basis der Vorlage!) verwendet werden.

Damit dies funktioniert, müssen die Dateien in den entsprechenden Vorlagenformaten gespeichert sein:

• Word: .dot, .dotx, .dotm
• Excel: .xlt, .xltx, .xltm
• PowerPoint: .pot, .potx, .potm
• Visio: entsprechende Vorlagenformate

Für die komfortable Nutzung solcher Vorlagen können sogenannte Office-URI-Schemas verwendet werden. Dabei handelt es sich um spezielle Linkformate, mit denen die jeweilige Office-Anwendung direkt gestartet und eine bestimmte Aktion ausgeführt werden kann.

Wichtig: Für Office-URI-Schemas muss immer die Basis-URL der Vorlagendatei verwendet werden. SharePoint-Sharing-Links sind hierfür nicht geeignet.

Vor die Basis-URL wird ein Schema-Präfix gesetzt.

Aufbau des Schema-Präfixes

1. < scheme-name>: Dies bezieht sich auf den Typ der Anwendung, die aufgerufen werden soll. Beispielsweise ist der Schemaname „ms-word:" von Microsoft Word registriert.
2. Trennzeichen „:"
3. < command-name>: Dies beschreibt die Aktionen, die die Anwendung ausführen soll. Beispielsweise Öffnen eines Dokuments zur Anzeige
4. Trennzeichen „|" (senkrechter Strich)
5. < command-argument-descriptor>: Dieses Element enthält weitere Informationen dazu, worum es beim Befehlsargument geht.
6. Trennzeichen „|" (senkrechter Strich)

Beispiel für eine Word-Vorlage

ms-word:nft|u|https://contoso.sharepoint.com/sites/IMS/Dokumente/Anweisungen/FB-001 Vorlage.dotx

Die einzelnen Bestandteile haben folgende Bedeutung:

• ms-word definiert die zu startende Anwendung.
• Das Kommando nft (new from template) startet die zugehörige Desktop-Anwendung und erstellt ein neues Dokument auf Basis der verlinkten Vorlage.
• u kennzeichnet die nachfolgende URL.
• Anschließend folgt die Basis-URL der Vorlagendatei.

Beim Anklicken eines solchen Links wird die zugehörige Desktop-Anwendung geöffnet und automatisch ein neues Dokument auf Grundlage der hinterlegten Vorlage erstellt.

Automatisierte Erstellung von URI-Links (Vorlagenlinks)

Werden viele Office-Vorlagen in SharePoint verwaltet, kann die manuelle Erstellung und Pflege von URI-Links schnell aufwendig werden.

Für diesen Zweck eignet sich die Automatisierung mit Microsoft Power Automate. Ein Flow kann Vorlagendateien in einer SharePoint-Bibliothek ermitteln, die erforderlichen URI-Schema-Präfixe ergänzen und daraus automatisch die benötigten Hyperlinks erzeugen.

Die generierten Links können anschließend beispielsweise:

• in einer SharePoint-Liste gespeichert,
• als CSV-Datei exportiert,
• an andere Systeme übergeben oder
• direkt für den Import nach viflow bereitgestellt werden.

Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass Änderungen an Vorlagen oder Speicherorten zentral verarbeitet werden können. Dadurch müssen Hyperlinks nicht manuell angepasst werden und bleiben auch bei größeren Vorlagenbeständen konsistent.

Ein möglicher Anwendungsfall ist die Bereitstellung der erzeugten URI-Links innerhalb eines viflow-Prozessmodells. Benutzer können dadurch direkt aus dem WebModel heraus neue Dokumente auf Basis der hinterlegten SharePoint-Vorlagen erstellen, ohne zuvor die entsprechende Bibliothek öffnen zu müssen.