In viflow gibt es drei Haupt-Objektarten, die verschiedene Eigenschaften besitzen: Prozesse (und Verzweigungen), Informationen und Bereiche.

Prozesse und Verzweigungen

Ein Prozess bezeichnet normalerweise eine Tätigkeit in einem Ablauf oder den gesamten Ablauf. Es bleibt dem Anwender selbst überlassen, wie detailliert er eine Tätigkeit beschreibt. Meist wird damit begonnen, den Prozess grob zu beschreiben und ihn dann weiter zu detaillieren. Prozessgrafiken bestehen aus mehreren Prozessen/Prozessschritten, die weitere (Unter-)Prozesse in einer Prozessgrafik haben können – nicht müssen. Verzweigungen werden verwendet, wenn in einzelnen Prozessschritten Entscheidungen getroffen werden müssen. Normalerweise endet der Kurzname einer Verzweigung daher mit einem Fragezeichen. Im Projekt werden Verzweigungen wie Prozesse verwaltet, die Unterschiede beziehen sich nur auf die in der Grafik verwendeten Symbole.

So sieht eine vollständige viflow-Prozessgrafik mit Prozessen, Informationen und Bereichen aus:

In dem Fenster Prozessstruktur (viflow 8: Fenster Prozesse) wird dieser Prozess Auftragsbearbeitung so dargestellt:

Ein einzelner Prozess mit Unterprozessen (also mit eigener Grafik) erhält eine Schattierung:

Eine Verzweigung (Prozess mit Entscheidung) kann so aussehen:

Prozessen können verschiedene Formen zugeordnet werden:

Informationen

Informationen werden in der Prozessgrafik in Form von Pfeilen dargestellt, die zwischen Prozessen oder Verzweigungen platziert werden und so den Informationsfluss (Input/Output) innerhalb eines Prozessablaufs symbolisieren.

Diese Informationen können per Hyperlink mit einer Datei verknüpft und einem Prozess als mitgeltendes Dokument zugeordnet werden.

Eine typische Verwendung von Informationen innerhalb der Prozessgrafik:

Die Informationen werden im gleichnamigen Fenster nach Informationsarten sortiert alphabetisch aufgelistet:

Bereiche

Bereiche werden in viflow in der Regel für die Abbildung von Rollen, Organisationseinheiten oder Abteilungen im Unternehmen verwendet. Ein Bereich kann aber auch eine Person, eine Stelle, ein System oder eine sonstige Gruppierung sein. Bereiche werden in der Prozessgrafik als waagerechte Balken – sogenannte Swimlanes oder Schwimmbahnen – dargestellt.

Die Bereiche (Swimlanes) in der Prozessgrafik:

Im Fenster Bereiche werden diese nach Bereichsarten sortiert und alphabetisch aufgelistet: