Prozessfreigabe-Workflow aktivieren
Gültig für: viflow (Abo | 9) | Artikel: 2422005 | Aktualisiert am 30.04.2024
{{silver}}Diese Funktion steht in den viflow-Editionen silver und gold zur Verfügung (nicht in viflow blue).{{end}}
Der hier beschriebene Freigabe-Workflow ist auch für Informationen und Bereiche möglich.
Gehen Sie für einen Informations- oder Bereichsfreigabe-Workflow genauso vor, wie in diesem Kapitel beschrieben.
Der Prozessfreigabe-Workflow unterstützt Sie bei der Prüfung und Freigabe des Prozesses. Bei Statusänderungen werden automatisiert E-Mails mit dem Freigabebericht, der die Prozessgrafik und eine ausführliche Prozessbeschreibung enthält, an Prüfer und Freigeber versendet.
Historisierung verwenden
Wir empfehlen, den Freigabe-Workflow zusammen mit der automatischen Historisierung zu verwenden. Deshalb wird bei der Aktivierung des Freigabe-Workflows immer auch die Automatische Historisierung aktiviert.
Wenn Sie den Freigabe-Workflow ohne Historisierung verwenden möchten, deaktivieren Sie die Historisierung unter Datei – Optionen – Aktuelles Prozessmodell – Historisierung.
Bei nicht aktiviertem Prozessfreigabe-Workflow ist es möglich, den Freigabestatus im Tab Management der Prozesseigenschaften auf einen beliebigen Status zu ändern (z.B. von inaktiv auf freigegeben). Bei aktiviertem Workflow kann der Status nur schrittweise geändert werden (In Bearbeitung > In Prüfung > Geprüft > In Freigabe > Freigegeben).
So aktivieren Sie den Prozessfreigabe-Workflow:
- Klicken Sie im viflow-Register Datei auf Optionen – Aktuelles Prozessmodell und aktivieren Sie unter Freigabe die Option Freigabe-Workflow aktiviert.
Siehe dazu auch ››› Datei – Optionen – Aktuelles Prozessmodell.
- Aktivieren Sie ggf. die Option E-Mail-Benachrichtigungen versenden und überprüfen und ändern Sie ggf. die Nachrichten für Prozessprüfung und Prozessfreigabe.
Der Prozessfreigabe-Workflow kann auch ohne E-Mail-Versand genutzt werden. - Tragen Sie im Feld Weitere Empfänger (CC) ggf. weitere Adressaten ein. Mehrere Adressen trennen Sie bitte mit Leerzeichen oder Semikolon ";".
Die Benachrichtigungs-E-Mail kann direkt und ohne Vorschau im E-Mail-Fenster versendet werden. Aktivieren Sie dazu die Option Ohne Vorschau senden. - Schließen Sie das Fenster Optionen mit OK.
Der Prozessfreigabe-Workflow ist jetzt aktiviert.
Wie Sie den Prozessfreigabe-Workflow durchführen, erfahren Sie im Kapitel ››› Prozessfreigabe-Workflow durchführen.